Projektmanagement-Reihe (Teil 1)

„Als ich merkte, dass von Leuten mit gleichen Fähigkeiten die einen sehr arm, die anderen aber sehr reich sind, wunderte ich mich, und es schien mir eine Untersuchung wert, wie das kommt. Da stellte sich nun heraus, daß das ganz natürlich zuging. Wer nämlich ohne Plan handelte, an dem rächte es sich, wer sich aber mit einem Verstand bemühte, der arbeitete schneller, leichter und gewinnbringender.“

 Sokrates 470 -399 v. Chr.

Noch immer spielt die Projektarbeit eine eher untergeordnete Rolle. Häufig sind die Belastungen innerhalb eines Teams aufgrund der psychischen und physischen Beanspruchung der Mitarbeiter so groß, dass weder Zeit noch Energie für die Erprobung neuer Arbeitsformen übrig bleibt. Dabei sind gerade Projekte bestens geeignet, ein positives „Wir-Gefühl“ zu etablieren und die Arbeitszufriedenheit aller Teammitglieder auf lange Sicht durch mehr Eigenverantwortung zu steigern.

Eine Reihe von Aufgaben und Themenbereichen bieten sich für die Projektarbeit geradezu an: Ob es nun um Personalentwicklung, Reorganisation von Arbeitszeit- und Entgeltsystemen, die Einführung neuer Software oder um das Flottenmanagement geht – häufig lassen sich anvisierten Ziele in kleinen Arbeitsgruppen besser in die Tat umsetzen als durch Einzelleistungen bestimmter Vorgesetzter oder Mitarbeiter.

Es gibt jedoch eine Reihe von Klippen und Fallstricken, die es im Projektmanagement zu vermeiden gilt. Projektverantwortliche haben deshalb die Aufgabe, durch gute Vorplanung und begleitende Maßnahmen positive Rahmenbedingungen für das Gelingen des Projektes zu schaffen und Widerstände im Team zu erkennen und zu eliminieren.

Was ist eigentlich ein Projekt?

Der Begriff „Projekt“ stammt von dem lateinischen Wort „projectum“ ab, das soviel heißt wie „das nach vorn Geworfene„. Demnach ist ein Projekt ein Entwurf, ein Plan oder ein Vorhaben, das – um es noch etwas genauer zu fassen – die folgenden Kriterien aufweisen muss:

  • es folgt einer bestimmten Zielvorgabe,
  • die zeitlichen, finanziellen und personellen Mittel, die zu seiner Umsetzung aufgewendet werden müssen, sind begrenzt,
  • es gibt eine genaue Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben,
  • es erfordert eine projektspezifische Organisation, d.h. im Idealfall arbeitet die Projektgruppe wie ein Unternehmen im Unternehmen.

Es kommt vor, dass die Mitarbeiter eines Betriebes ausschließlich für ein einziges Projekt zuständig sind und ihre gesamte Arbeitszeit dafür zur Verfügung stellen können. Häufiger anzutreffen sind jedoch Mischformen, bei denen die Arbeitskräfte zwar an einem oder mehreren Projekten arbeiten, daneben aber „übliche“ Aufgaben für das Unternehmen wahrnehmen. In diesem Fall ist die Beteiligung an einem Projekt also nur eine von vielen Aufgaben, die von den Mitarbeitern bewältigt werden müssen.

Entsprechend gefährdet ist der Projekterfolg, wenn die Betroffenen allmählich zwischen ihren verschiedenen Verpflichtungen aufgerieben werden und letztendlich in keinem Bereich hundertprozentige Leistungen erbringen können. Mitarbeiter sollten deshalb in demselben Anteil von Ihren sonstigen Aufgaben befreit werden, in dem Sie ins Projekt eingebunden sind. Als Faustregel gilt:

Je weniger Projekte ein Mitarbeiter zu bearbeiten hat, desto mehr Aufmerksamkeit kann er diesen schenken und desto hochwertiger sind seine letztendlichen Arbeitsergebnisse!

Hinweis: Schon bald erscheint der nächste Teil der Reihe Projektmanagement!

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